Od 1 stycznia 2025 r. wiele instytucji w Polsce będzie zobowiązanych do korzystania z systemu e-Doręczeń, co oznacza, że tradycyjne listy polecone z urzędów nie będą już dostarczane przez listonosza. Nowy system zastąpi papierową korespondencję elektroniczną formą doręczeń, co może budzić wątpliwości i obawy wśród osób przyzwyczajonych do tradycyjnego obiegu dokumentów. Zmiana ta dotyczy przede wszystkim przesyłek urzędowych wymagających potwierdzenia odbioru.
Nowe zasady w doręczaniu przesyłek
owe zasady obejmą urzędy, instytucje publiczne oraz przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG, a także przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak notariusze czy radcowie prawni. Firmy zarejestrowane przed 2025 rokiem będą miały określony czas na wdrożenie systemu – przedsiębiorcy wpisani do KRS do 1 kwietnia, a ci z CEIDG do 1 lipca 2025 r. Oprócz podmiotów zobowiązanych do korzystania z e-Doręczeń, usługę mogą także dobrowolnie wdrożyć osoby prywatne oraz firmy chcące usprawnić swoją komunikację z administracją państwową.
Aby wysłać wiadomość przez e-Doręczenia, nadawca musi zalogować się do systemu, podać adres odbiorcy, wpisać temat i treść wiadomości oraz ewentualnie dodać załączniki. Po nadaniu dokumentu generowany jest dowód wysyłki, a odbiorca otrzymuje powiadomienie o nowej korespondencji. Jeśli nie odczyta wiadomości w ciągu 14 dni, zostaje ona automatycznie uznana za doręczoną zgodnie z zasadą fikcji doręczenia.
Co mogą zrobić osoby bez e-skrzynki?
Dla odbiorców, którzy nie posiadają konta w systemie e-Doręczeń, przewidziano możliwość skorzystania z tzw. przesyłki hybrydowej. W takim przypadku dokument nadany elektronicznie zostaje wydrukowany przez Pocztę Polską i dostarczony do adresata w formie tradycyjnego listu. To rozwiązanie pozwala na płynne przejście do pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów bez ryzyka utraty ważnej korespondencji.
System e-Doręczeń umożliwia wysyłanie wiadomości do 15 odbiorców jednocześnie przy maksymalnym rozmiarze 500 MB, a w przypadku wysyłki do 1000 adresatów – do 15 MB. Przesyłki hybrydowe mogą zawierać dokumenty do 98 stron i 15 MB. Każda wysyłka generuje elektroniczne dowody nadania i odbioru dostępne w formatach XML i PDF. W systemie e-Doręczeń dowody przechowywane są przez 36 miesięcy, a w przypadku przesyłek hybrydowych – przez 12 miesięcy.