Masz zaległy urlop? Ten termin jest kluczowy
Zostało już tylko kilka dni na uporządkowanie kwestii zaległego urlopu. Do 30 września 2026 roku pracodawca powinien udzielić pracownikowi niewykorzystanych dni urlopowych z 2025 roku. Przeoczenie terminu może oznaczać dla firmy grzywnę sięgającą 30 tys. zł.
Urlop to prawo pracownika
Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień osoby zatrudnionej na umowie o pracę. Co do zasady powinien zostać wykorzystany w tym samym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli tak się nie stanie, niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok i stają się zaległym urlopem.
– Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, a prawa tego pracownik nie może się zrzec. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Ekspert zwraca uwagę, że w praktyce nie zawsze wszystkie dni wolne udaje się wykorzystać przed końcem roku. Przyczyn może być wiele, a niewykorzystana część urlopu przechodzi wtedy na kolejny rok.
– W praktyce wiele osób nie wykorzystuje całego urlopu w danym roku, co skutkuje koniecznością skorzystania z zaległych dni do końca września – podkreśla Piotr Juszczyk.
Zaległy urlop. Kluczowa data to 30 września
Termin na udzielenie zaległego urlopu wynika wprost z art. 168 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisem urlopu niewykorzystanego w terminie należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W przypadku dni wolnych za 2025 rok oznacza to więc 30 września 2026 roku.
Ważne jest przy tym, że cały urlop nie musi skończyć się przed końcem września. Liczy się rozpoczęcie wypoczynku w terminie. Jeśli pracownik ma do wykorzystania większą liczbę zaległych dni, może więc część urlopu przypadać już na październik.
– Warto podkreślić, że zaległy urlop pracownik musi wykorzystać. Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu ani porozumienia z pracownikiem w tym zakresie. Termin 30 września jest ostateczny, jednak do spełnienia obowiązku wystarczy, aby pracownik rozpoczął urlop w ostatnim dniu miesiąca – tłumaczy ekspert z inFaktu.
Zaległego urlopu nie można zamienić na pieniądze
Dopóki pracownik pozostaje w zatrudnieniu, podstawową formą wykorzystania urlopu jest faktyczny wypoczynek, a nie wypłata pieniędzy. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest co do zasady związany z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Oznacza to, że pracodawca nie może po prostu uzgodnić z pracownikiem, że zamiast wykorzystania zaległych dni otrzyma on dodatkową wypłatę. Trzeba również pamiętać, że samo przekroczenie terminu nie sprawia, że urlop przepada. Pracownik nadal zachowuje prawo do niewykorzystanych dni.
Pracodawca może zapłacić nawet 30 tys. zł
Niedopełnienie obowiązku udzielenia zaległego urlopu może mieć dla pracodawcy konsekwencje finansowe. Przepisy przewidują w takim przypadku grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Ekspert wskazuje konkretny przykład pokazujący, jak działa termin 30 września:
– Jeśli pracownik ma jeszcze 10 dni urlopu za 2025 r. i pracuje od poniedziałku do piątku, udzielenie urlopu w terminie 30.09–11.10.2026 r. będzie prawidłowe i pozwoli uniknąć kary. Przepisy przewidują również sytuacje wyłączające odpowiedzialność pracodawcy, takie jak choroba pracownika czy urlop macierzyński – wyjaśnia Juszczyk.
Dla pracodawcy końcówka września jest więc ostatnim momentem na sprawdzenie, czy w firmie nie zostały niewykorzystane dni z poprzedniego roku. Pracownik natomiast powinien pamiętać, że zaległy urlop nie jest dodatkowym świadczeniem pieniężnym – jego podstawową formą pozostaje czas wolny.