Zaległy urlop wypoczynkowy. Iść na siłę we wrześniu czy można później?

Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała wytyczne dotyczące udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego. Często zdarza się bowiem sytuacja, kiedy pracownicy z różnych powodów nie wykorzystują przysługującego im urlopu w bieżącym roku.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy staje się w kolejnym roku kalendarzowym urlopem zaległym. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Podwójny współczynnik ekwiwalentu za urlop w 2025 roku

Zaległy urlop to bardziej zmartwienie kadrowców niż pracownika. Jeżeli pracownicy działu kadr chcą mieć porządek w zakładowych papierach, muszą pamiętać, że kolejność wykorzystania urlopów wynika z Kodeksu pracy. Oznacza to, że w pierwszej kolejności pracownik wykorzystuje zaległy urlop, a dopiero po nim urlop bieżący.

Taka konstrukcja przepisów sprawia, że należny ekwiwalent pieniężny nie zastępuje pracownikowi odpoczynku, bo nie taka jest jego funkcja. Ekwiwalent oblicza się, dzieląc wynagrodzenie za okresy, do których pracownik ma prawo (np. ostatnie 3 miesiące) przez odpowiedni miesięczny współczynnik, a następnie mnożąc wynik przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu. W 2025 roku są aż dwa takie współczynniki:

• 20,83 (dla umów rozwiązanych do 31 stycznia 2025),
• 20,75 (dla umów rozwiązanych od 1 lutego 2025).

Powodem takiej sytuacji jest wejście w życie ustawy o Wigilii jako dniu wolnym od pracy.

Czy urlop wypoczynkowy może się przedawnić?

Pracownicy powinni wiedzieć, że urlopy wypoczynkowe ulegają przedawnieniu. Przepisy nie zostawiają dużego pola do interpretacji: „roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne”.

Jak wyjaśnia ekspertka Katarzyna Zawadzka, referent prawny w Głównym Inspektoracie Pracy, termin przedawnienia urlopu wypoczynkowego biegnie od 30 września następnego roku kalendarzowego. Czy w związku z tym pracodawcy mogą na przymusowy urlop wysłać opornego pracownika, który kumuluje dni wolne?

Okazuje się, że tak! Pracodawca jak najbardziej może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy nie wyraża on na to zgody. Usprawiedliwieniem może być jedynie długotrwała choroba, urlop macierzyński i następujący po nim urlop rodzicielski.